Genealogische opzoekingen sinds 31 maart 2019

Genealogische opzoekingen sinds 31 maart 2019

Vlavabbs, de Vlaamse Vereniging van Ambtenaren en Beambten Burgerlijke Stand vzw geeft verduidelijking.

Gelet op de onduidelijkheid over het al dan niet mogelijk zijn van het toelaten van genealogische opzoekingen sinds de inwerkingtreding van de nieuwe bepalingen van het burgerlijk wetboek (31 maart 2019), wenst de FOD Justitie graag een verduidelijking te geven.

De communicatie is de conclusie van de besprekingen hierover in de Vaste Commissie van de Burgerlijke Stand, het advies van het parket en de verenigingen van ambtenaren van de burgerlijke stand. In afwachting van de publicatie van het KB genealogische opzoekingen bevat de communicatie ook een oplossing voor de genealogische opzoekingen in de overgangsperiode.

1. Toelatingen van de rechtbanken voor genealogische opzoekingen
De toelatingen die door de rechtbanken werden afgeleverd om genealogische opzoekingen te doen, op basis van oud artikel 45 Burgerlijk Wetboek, kunnen niet meer kunnen uitgevoerd worden. Het gaat hier immers niet om een ‘vonnis’, maar een eenvoudige ‘toelating’ van de rechtbank.

2. Genealogische opzoekingen – Toestemming personen
In verband met het afleveren van afschriften en uittreksels bepaalt de wet als volgt:
Art. 29 BW. § 1. Eenieder heeft recht op een uittreksel of afschrift van :
- akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud;
- akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud;
- anderen akten van meer dan honderd jaar oud.
De persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of echtgenote, zijn wettelijk samenwonende, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat hebben recht op een uittreksel of afschrift van akten bedoeld in het eerste lid van respectievelijk minder dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud.
Voor akten die gewijzigd werden met toepassing van Titel IV/1 of met toepassing van artikel 1385quaterdecies, § 3, van het Gerechtelijk Wetboek wordt het recht op een afschrift beperkt tot de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat.
§ 2 Uittreksels en afschriften worden afgeleverd door de ambtenaar van de burgerlijke stand die erom wordt verzocht dan wel elektronisch via de DABS.
De uittreksels en afschriften worden bij aflevering voorzien van een elektronisch zegel, zoals voorzien in artikel 3.27 van de verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG.
De Koning stelt vast door wie en op welke wijze de afschriften en uittreksels voor akten bedoeld in het eerste lid van respectievelijk minder dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud worden afgeleverd.
§ 3. De uittreksels en afschriften bestemd om in het buitenland te worden gebruikt, worden, voor zover vereist, gelegaliseerd door de minister van Buitenlandse Zaken of door de door hem gemachtigde ambtenaar.
§ 4. De uittreksels en afschriften vermelden de gegevens zoals voorzien in de modellen die hiertoe door de Koning worden bepaald.
§ 5. De uittreksels en afschriften vermelden de datum van afgifte en worden geauthentificeerd door het elektronisch zegel van de DABS.

Art. 79 BW bepaalt als volgt: De Koning bepaalt, na het advies te hebben ingewonnen van de Gegevensbeschermingsautoriteit, op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

Het Koninklijk besluit voor de aflevering van afschriften en uittreksels voor de niet-openbare akten en het Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen zijn er voorlopig nog niet. Er werd evenmin een overgangsmaatregel voorzien in de Wet van 18 juni 2018 (modernisering burgerlijke stand).

Gezien er voorlopig wettelijk niets specifiek geregeld is, vallen we terug op de algemene privacywetgeving voor wat betreft de bescherming van de persoonsgegevens.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679) is het wettelijk kader voor de verwerking van de persoonsgegevens opgenomen in de akten van de burgerlijke stand, samen met de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Belgische Privacywet).

Het verwerken van persoonsgegevens is volgens artikel 6.1. a) AVG mogelijk indien de betrokkene wiens persoonsgegevens worden verzameld toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor specifieke doeleinden.

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan dus genealogische opzoekingen toestaan (m.a.w. genealogische opzoekingen voor de betrokkenen verrichten), mits de verzoeker een bewijs voorlegt van de toestemming van de personen op wie de akte betrekking heeft.

Overweging nr. (27) AVG bepaalt dat de verordening is niet van toepassing op de persoonsgegevens van overleden personen, en dat de lidstaten regels kunnen vaststellen betreffende de verwerking van de persoonsgegevens van overleden personen. Dit is niet gebeurd in de Belgische privacywet.

In de Omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand (B.S. 25.03.2019) is reeds voorzien dat personen, met een onderhandse volmacht van de erfgenamen, uittreksels kunnen verkrijgen (punt 3.7.3.1). Indien de personen op wie de akte betrekking heeft overleden zijn, kan de toestemming van één van de erfgenamen volstaan. Het is aan de verzoeker om de toestemming van de erfgenaam aan te brengen.

De toestemming kan eenvoudig (onderhands) worden gegeven.

Het is niet de bedoeling om de akten van de burgerlijke stand waarop de genealogische opzoekingen betrekking hebben te migreren naar de DABS. De genealogische opzoekingen worden dus beperkt tot de papieren registers van de burgerlijke stand (m.a.w. de akten opgemaakt voor 31 maart 2019).

De ambtenaar van de burgerlijke stand levert voor genealogische doeleinden de afschriften af door middel van een kopie uit de papieren registers van de burgerlijke stand, met bovenaan de vermelding: “afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden”.

3. Regeling in afwachting van het Koninklijk besluit

De regeling onder punt 2. is slechts van toepassing tot op de datum van inwerkingtreding van het Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen.